La “prima” agenda

Passare da una sregolata organizzazione del tempo, a una gestione più organizzata, è semplice a condizione che si rispettino due requisiti: tempo necessario, parecchio, e fiducia che una gestione migliore non solo è possibile ma conviene pure. Ecco quattro regole su come essere più organizzati e avere una migliore gestione del tempo.

1) Il primo passo da fare è prendersi 30 minuti per annotare su un foglio quali sono gli impegni presi per la settimana: appuntamenti, telefonate e incontri vari. La seconda è annotarsi quali sono le attività “nascoste” da completare per effettuare le attività segnate in precedenza. Per esempio per eseguire un appuntamento di acquisizione già “profilato” occorre preparare la documentazione per l’incontro (dati di mercato, analisi), e ripassare quanto il potenziale cliente ha comunicato nei colloqui precedenti; oppure per aggiornare il proprietario dell’attività sulla sua casa, occorre aver già recuperato dati e numeri ecc ecc. O ancora per rendere disponibile sul mercato un incarico acquisito occorre effettuare le foto, caricarle sul gestionale, recuperare provenienze, certificazioni, e documenti di urbanistica… Facendo questa operazione, annotarsi le attività nascoste, si ha un’idea generale degli impegni di brevissimo periodo.

2) Il secondo passo è ripartire l’elenco settimanale in un ordine quotidiano, dividendo la giornata di lavoro in tre grandi blocchi: fascia mattiniera (8:30/12:00), fascia pomeridiana (12:30/15:30) e fascia serale (16:00/19:30).
Alla prima fascia si assegnano le attività di comunicazione telefoniche o “dirette” seguendo questa regola di priorità: a) chiamate già segnate in agenda, b) chiamate al database, c) chiamate vs Privati, d) chiamate a potenziali clienti già “profilati”   e) chiamate di gestione a clienti, f) chiamate per confermare appuntamenti, g) chiamate per trattare e confermare offerte, incarichi e accettazioni.
Alla seconda fascia si assegnano le attività amministrative/burocratiche/, la gestione di eventuali emergenze e la calendarizzazione delle chiamate verso tutti coloro che vi hanno cercato nelle ore precedenti. Sempre in questa fascia si gestisce l’eventuale emergenza o si decide come gestirla o risolverla.
Alla terza fascia assegnate gli appuntamenti: di visita, acquisizione, accettazione.

3) Il terzo passo è seguire l’elenco fatto. Vedrete che le cose inizieranno a girare meglio!

questo schema esemplificativo non prevede quando inserire appuntamenti presso uffici comunali, catasto, avvocato e commercialisti. E non include rogiti. E ancora non prende in considerazione tempistiche e disponibilità delle altre persone ma solo delle vostre…
Beh avete un problema di agenda o no?

4) Il quarto punto prevede che siate EGOISTI col vostro tempo e che vi concentriate non sull’essere a disposizione, che non costa niente e dà poco, ma su come sfruttare al massimo il vostro tempo. Ricordate: on pretendete di decidere sulla base delle stra-maledette eccezioni ma sulla tendenza, sulle regole sulla normalità e sulle vostre priorità. Certo se il notaio fissa un rogito di mattina, chiedete magari per le prossime volte di posticiparlo nel pomeriggio….

[Fonte Lorenzo Cavalca]

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