Terza parte riguardo la comunicazione ai tempi di Whatsapp.
Come allora è possibile definire una relazione salutare con il lavoro e dei confini nel rapporto con il cliente? Attraverso regole, vediamo le restanti:
6. Conoscere il confine tra disponibilità e sovraccarico
Sentirsi sempre reperibili non è sinonimo di professionalità, anzi è l’opposto: instaurare e mantenere confini chiari tra lavoro e vita privata migliora la qualità delle risposte e riduce il rischio di stress. Un cliente soddisfatto non dipende dalla velocità di risposta, ma dalla qualità della risposta e del servizio che offri nel lungo periodo. Occorre riconoscere che non tutto è urgente e che anche i professionisti hanno diritto a un equilibrio vita-lavoro: passo fondamentale per migliorare produttività, equilibrio e benessere psicologico. La sensazione di dover “essere sempre reperibile altrimenti perdo il cliente” è appunto, solo una percezione individuale.
7. Dedicare momenti specifici della giornata alla gestione delle comunicazioni su WhatsApp
Serve regolamentare le comunicazioni lavorative con WhatsApp, dedicandogli tempo specifico come capita alla recezione e lettura della email, un qualcosa simile alla Sistema 321Zero: programmare tre sessioni di gestione (lettura, scrittura e risposta di messaggi) quotidiane che durino al massimo 21 minuti, tempo ovviamente non necessario per processare tutti messaggi arrivati, ma solo quelli più importante da gestire, rimandando gli altri a un secondo momento se necessario e mettendo tutti i messaggi come letti.
8. Definisci orari di reperibilità chiari
La gestione di Whatsapp deve rispettare quella del proprio orario di ufficio e quella della propria reperibilità e disponibilità. Comunicare esplicitamente ai clienti gli orari in cui si è disponibili, dire di no è obbligatorio per essere ed essere considerati professionisti. Rispondere a un messaggio fuori orario non è obbligatorio. C
9. Prenditi delle pause “offline”
Spegnere le notifiche di WhatsApp durante i momenti di riposo o utilizza la funzione “Non disturbare” sul tuo dispositivo per dedicarti completamente al tempo libero. Disabilita o silenzia le notifiche anche durante attività importanti: la presentazione per l’incarico, una preview, una visita, il ritiro di una proposta, l’accettazione, la realizzazione di una analisi di mercato.
10. Delega
Nel caso si debba gestire una mole elevata di richieste via Whatsapp, conviene valutare di passare a un altro strumento programma o modalità o delegare la gestione di alcune comunicazioni a un collaboratore o a un assistente.
[Fonte IperProfessional]
