Nell’era della comunicazione digitale, WhatsApp è diventato uno strumento essenziale anche in quella professionale. Molti utilizzano WhatsApp per gestire contatti di lavoro e comunicazioni con clienti e collaboratori. Tuttavia, è fondamentale gestire le comunicazioni di lavoro con questa App in modo strategico evitando errori comuni e soprattutto contenendo una possibile vera e propria invasione di notifiche che distraggano e a volte sovrastano.
Perché usare WhatsApp nel lavoro?
I principali vantaggi del suo utilizzo in ambito lavorativo includono:
- Comunicazione immediata: ideale per aggiornamenti rapidi.
- Accessibilità: facilmente utilizzabile su dispositivi mobili e desktop.
- Flessibilità: possibilità di inviare messaggi vocali, immagini, video e documenti.
- Rapidità: aggiornamenti urgenti, invio di documenti o informazioni operative.
- Gestione di richieste personali: notifiche di assenza o richieste di ferie ecc.
- Relazioni con i clienti: offrire assistenza o confermare appuntamenti.
Nonostante i vantaggi, ci sono anche lati negativi e rischi se Whatsapp non viene gestite correttamente. Vale l’effetto specchio. Spesso i professionisti si sentono travolti da messaggi a ogni ora del giorno e della notte, non riuscendo più ad “arginare” comunicazioni lavorative e messaggi importanti che rischiano di perdersi tra le tante comunicazioni. Può diventare una vera e propria fonte di stress lavorativo.
Il peso di essere sempre a disposizione e reperibili
Nell’era della comunicazione istantanea, molti agenti e titolari d’azienda, ma non solo, sentono il bisogno di essere sempre disponibili per il cliente e/o per il team. WhatsApp, con la sua facilità d’uso e la sua natura “in tempo reale,” alimenta questa percezione e l’iper-reperibilità.
Il risultato è che ci sentiamo obbligati a essere sempre reperibili e a rispondere.
Perché?
- Paura di perdere opportunità: capita quando si ha il timore che un cliente insoddisfatto o un mancato messaggio possa tradursi in una perdita di business.
- Convinzioni culturali: nella nostra cultura lavorativa o nella nostra mentalità, la velocità di risposta è spesso associata a professionalità e impegno. Ciò porta a sentirsi in dovere di rispondere immediatamente, anche fuori orario.
- Senso di responsabilità personale: molti liberi professionisti si identificano con il successo delle loro attività e tendono a sacrificare il tempo personale per soddisfare i clienti.
[Fonte: IperProfessional]
